1. 必須經營出口產品業務，這是企業申辦出口退稅登記最基本的條件。
2. 必須持有工商行政管理部門核發的營業執照。營業執照是企業法人營業執照的簡稱，是企業或組織是合法經營權的憑證。
3. 必須是實行獨立經濟核算的企業單位，具有法人地位，有完整的會計工作體系，獨立編制財務收支計劃和資金平衡表，并在銀行開設獨立帳戶，可以對外辦理購銷業務和貨款結算。
凡不同時具備上述條件的企業單位，一般不予以辦理出口企業退稅登記。 我國出口的產品，凡屬于已征或應征產品稅、增值稅和特別消費稅的產品，除國家明確規定不予退還已征稅款或免征應征稅款。
出口產品，一般應具備以下的4個條件：
1．必須是屬于產品稅、增值稅和特別消費稅范圍的產品。
2．必須報關離境。所謂出口，即是輸出關口。這是區分產品是否屬于應退稅出口產品的主要標準之一，以加蓋海關驗訖章的出口報關單和出口銷售發票為準。
3．必須在財務上做出口銷售。
4.必須是出口創匯并已核銷的貨物。
一般的說，出口產品只有在同時具備上述4個條件的情況下才予以退稅。但是國家對退稅的產品也做了特殊規定，特準某些產品視同出口產品予以退稅。
特準的產品主要有：
1．外輪供應公司銷售給外輪，遠洋貨輪和海員的產品；
2．對外修理、修配業務中所使用的零配件和原材料。
3．對外承包工程公司購買國內企業生產的，專門用于對外承包項目的機械設備和原材料，在運出境外后，憑承包單位出具的購貨發票、報關單辦理退稅；
4．國際招標、國內中標的機電產品。
國家同時也明確規定了少數出口產品即使具備上述3個條件，也不予以退稅；
國家明確不予退稅的出口產品有：
1．出口的原油；
2．援外出口產品；
3．國家禁止出口的產品；
4．出口企業收購出口外商投資的產品；
5．來料加工、來料裝配的出口產品；
6．軍需工廠銷售給軍隊系統的出口產品；
7．軍工系統出口的企業范圍；
8．對鉆石加工企業用國產或進口原鉆石加工的鉆石直接出口或銷售給外貿企業出口；
9．齊魯、揚子、大慶三大乙烯工程生產的產品；
10．未含稅的產品；
11．個人在國內購買、自帶出境的商品暫不退稅。 出口企業按照申報要求，每月15日之前申報1次（中標業務、農副產品和回函情況除外）。
外貿企業出口退稅申報報表
外貿企業申報退稅時，必須報送下列三種申報報表：
A《出口貨物退稅進貨憑證申報明細表》反映出口貨物購進征稅情況
B《出口貨物退稅申報明細表》反映出口貨物的報關出口、外匯核銷等情況
C《外貿企業出口退稅匯總申報表》反映本次申報的資料、報表、稅額、商品、單證等綜合匯總情況，也是退稅部門審核簽單的底表。
D《出口退稅進貨分批申報單》
出口退稅進貨分批申報單的辦理
出口企業申請辦理《出口退稅進貨分批申報單》須提供以下資料：
一、需辦的出口貨物增值稅專用繳款書及對應地增值稅專用發票的原件；
二、辦理《出口退稅進貨分批申報單》時，應注意在此表“備注欄”填寫供貨企業名稱。
所需資料
1. 報關單。報關單是貨物進口或出口時進出口企業向海關辦理申報手續，以便海關憑此查驗和驗放而填具的單據。
2. 出口銷售發票。這是出口企業根據與出口購貨方簽訂的銷售合同填開的單證，是外商購貨的主要憑證，也是出口企業財會部門憑此記帳做出口產品銷售收入的依據。
3. 進貨發票。提供進貨發票主要是為了確定出口產品的供貨單位、產品名稱、計量單位、數量，是否是生產企業的銷售價格，以便劃分和計算確定其進貨費用等。
4. 結匯水單或收匯通知書。
5. 屬于生產企業直接出口或委托出口自制產品，凡以到岸價CIF結算的，還應附送出口貨物運單和出口保險單。
6. 有進料加工復出口產品業務的企業，還應向稅務機關報送進口料、件的合同編號、日期、進口料件名稱、數量、復出口產品名稱，進料成本金額和實納各種稅金額等。
7. 產品征稅證明。
8. 出口收匯已核銷證明。
9. 與出口退稅有關的其他材料。
